鄂建〔2002〕21号

各市、州、直管市、神农架林区建委（建设局）：

现将《湖北省建设工程招投标交易档案管理办法》印发给你们，请认真遵照执行。执行中有问题，请与建设厅联系。

湖北省建设厅

二00二年四月三十日

湖北省建设工程招投标交易档案管理办法

第一条 为了加强和规范湖北省建设工程招投标交易档案管理工作，维护建设工程招投标交易档案的完整、准确与安全，充分发挥建设工程招投标交易档案在城市建设和管理中的作用，更好地服务于地方经济建设和社会发展。根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国招投标法》《中华人民共和国保密法》《湖北省城市建设档案管理办法》等有关法律法规，结合本省实际，制定本办法。

第二条 本省行政区域内进入有形建筑市场进行建设工程招标投标交易活动的档案管理均适用本办法。

第三条 本办法所称建设工程招投标交易档案（以下简称招投标档案）是指在建设工程招投标交易活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的原始记录。

第四条 招投标档案是建设工程招投标交易管理工作的真实记录，是有形建筑市场建设和管理的重要依据。建设工程招投标管理机构应当重视招投标档案工作，并责成工程所在地建设工程招投标交易中心做好招投标档案的具体管理工作。

第五条 建设工程招投标交易中心负责招投标档案管理工作，招标人（招标代理机构）

或经办人负责招投标档案原始记录的收集、整理和移交工作。

第六条 建设工程招投标交易中心应设置招投标档案室，配备档案管理人员；负责招投标档案的立卷、归档、保管和利用工作。建立健全招投标档案管理制度，提供必要的条件，保证招投标档案管理工作正常开展。并依照有法律规章，维护招投标档案的完整、准确与安全。

第七条 建设工程招投标交易中心应当选配政治素质高，保密意识强和具备专业知识的人员从事招投标档案工作，并保持相对稳定。档案工作人员应当忠于职守；遵守纪律。

第八条 建设工程招投标交易中心档案部门接收招标人（招标代理机构）或经办人移交的档案资料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、归档和集中管理工作。

第九条 招投标档案移交时必须齐全完善。整理规范。移交双方严格履行交接手续。归档的建设工程招投标交易档案资料应完整、准确、图形清晰、字迹工整，技术整理符合省城建档案业务技术标准。

第十条 招投标档案管理人员应遵守国家《保密法》，合理划分招投标档案密级和保管期限。原则上一般工程招投标档案应保存五年，重大工程项目招投标档案应保存五至十年，投标文件副本可保存半年至一年时间。

第十一条 招投标档案内容包括；

一、建设工程项目报建表（附立项批文复印件）

二、招标条件备案表

1、 建设规划许可证复印件

2、建设规划用地许可证复印件

3、建设单位资金证明文件

4、建设单位法人资格证明文件（复印件）及法定代表人的任命文件（复印件）

5、预算编制单位的资质证书、营业执照及编制人员的证件（复印件）

6、自行招行相关人员的职称证件（复印件）

7、招标代理合同备案（副本）

三、招标文件

四、招标公告

五、投标人报名登记表及确定投标人入围名单

六、资格预审文件

1、报名企业资审签到表

2、招标人资审意见表

3、资格预审合格通知书

4、投标人申请书

5、投标邀请书

七、招标文件的发放、澄清、修改、答疑资料

1、投标人签到表

2、招标文件签收表

3、投标答疑纪要

4、答疑纪要签收表

八、投标、开标、评标、定标资料

1、投标文件送达签到表

2、投标人开标签到表

3、标底

4、开标议程

５、唱标记录

6、投标文件密封检验表

7、投标人法定代表人授权委托书原件

8、评委抽签记录

9、评委签到表

10、评委评分表

11、评委评分汇总表

12、招标评标报告

13、招标投标书面申请报告

14、中标通知书

九、建设工程施工合同

十、中标人的投标文件副本

第十二条 建设工程招标投标交易活动结束后，招标人应于建设工程中标通知书签发之日起十五日内将招投标情况书面报告报建设工程招投标管理机构备案。订立建设工程施工

（勘察、设计、监理）合同后七日内报建设工程招投标管理机构备案。

第十三条 档案室的建设应当符合国家颁发的《档案馆建筑设计规范》和《档案库房技术管理暂行规定》的要求，应当具有防盗、防火、防光、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危房和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案，应当及时采取修补、复制、收集等补救措施，确保档案的安全与完整。

第十四条 招投标档案管理有关人员离开工作岗位前，应清理有关工程档案资料及时整理归档；不得擅自处理或带走。禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造招投标档案。

第十五条 销毁招投标档案必须编目造册，并依据《中华人民共和国档案法》的有关规定程序监督销毁。

第十六条 利用招投标档案应按《招标投标法》、《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定办理借阅手续。建设工程招投标交易中心档案部门提供档案利用，须经领导批准后在档案阅览室进行；如未设档案阅览室的单位；亦要在指定的地方进行阅读，借阅期间，档案管理员必须在场，招投标档案原则上不得外借。

第十七条 招投标人未按第十二条规定向招投标管理机构办理招投标书面报告备案手续的，按《中华人民共和国招标投标法》和建设部89号令有关规定予以处罚。

第十八条 建设工程招投标交易中心工作人员及档案管理工作人员，应当认真履行职责，对徇私舞弊、玩耍职守的，由各级建设行政主管部门责令限期改正；情节恶劣的对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分；

第十九条 建设工程招投标交易中心应将纸质文件资料归档同推行办公自动化工作结合起来，在加强招投标纸质文档管理的基础上，开展对电于文档的管理；实现以计算机为中心，纸质、光盘两种介质并存。两种介质可以转换，作用各有侧重的复合文档管理模式。

第二十条 本办法由省建设厅负责解释。

第二十一条 本办法自公布之日起施行。

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